Schlimm, aber möglich: Der Betriebsleiter erkrankt, hat einen Unfall oder verstirbt plötzlich. Was wird dann aus den Kühen? Wer übernimmt dann die Verantwortung und stellt sicher, dass Melken, Füttern, Besamen usw. reibungslos weiterlaufen? Erfahrungen zeigen, dass viele Betriebe für diesen Fall nicht vorbereitet sind.
Wer zusammenträgt, welche Personen für welche Bereiche Ansprechpartner sind, wo wichtige Dokumente hinterlegt sind und wie die Betriebsabläufe organisiert sind,...
Schlimm, aber möglich: Der Betriebsleiter erkrankt, hat einen Unfall oder verstirbt plötzlich. Was wird dann aus den Kühen? Wer übernimmt dann die Verantwortung und stellt sicher, dass Melken, Füttern, Besamen usw. reibungslos weiterlaufen? Erfahrungen zeigen, dass viele Betriebe für diesen Fall nicht vorbereitet sind.
Wer zusammenträgt, welche Personen für welche Bereiche Ansprechpartner sind, wo wichtige Dokumente hinterlegt sind und wie die Betriebsabläufe organisiert sind, kann sicherstellen, dass der Stallalltag im Notfall auch ohne Betriebsleiter weiterläuft.
Notfallordner mit wichtigen Kontakten
Kommt es hart auf hart, ist zum Beispiel ein Notfallordner Gold wert. Dieser enthält u. a. alle Kontaktdaten der wichtigsten Ansprechpartner, Ablageorte von relevanten Dokumenten und Kurzbeschreibungen der wichtigsten Arbeitsschritte auf dem Betrieb. Folgende Kontaktdaten gehören unbedingt hinein:
- Vertrauenspersonen: Wer kennt die betrieblichen Verhältnisse, den Stall und den Computer und kann beim Schriftverkehr helfen? Notieren Sie Namen, Kontaktdaten und was genau die Person über den Betrieb weiß (z. B. „kennt den Stall genau“ oder „kennt das Herdenmanagement-Programm“).
- Betriebshilfsdienst: Kontaktdaten bereithalten, um ggf. Betriebshelfer anzufragen. Landwirtschaftliche Sozialversicherungen: Diese müssen im Notfall kontaktiert werden. Notieren Sie Ansprechpartner und Kontaktdaten bei der Landw. Krankenkasse und Berufsgenossenschaft (ggf. auch Lebensversicherung und Berufsunfähigkeitsversicherung).
- Banken und Versicherungen: Welche Personen helfen bei der Unternehmensführung? Arbeitet ein Betrieb mit einem Rechtsanwalt, der Buchstelle oder einem Notar eng zusammen, sollten die Kontaktdaten hinterlegt sein. Auch Kontakte bei Bank und Versicherungen (inklusive Versicherungsnummer) notieren.
- Ansprechpartner für Betrieb und Produktion: Stellen Sie eine Liste mit Ansprechpartnern (inklusive Telefonnummern, E-Mail-Adressen und möglichen Kundennummern) zusammen, die dabei hilft, die Produktion am Laufen zu halten. Dazu gehören Personen wie z. B. Besamungstechniker, Tierarzt, Viehhändler, Ansprechpartner für Elektrik und Software, Lohnunternehmer, Produktionsberater, Gülleabnehmer und Lieferanten für Futtermittel, Diesel, Ersatzteile und weitere Produktionsmittel. Auch die Kontakt- und Kundendaten für die Kadaverbeseitigung, die Genossenschaft und den Landeskontrollverband sollten Sie mit in die Liste aufnehmen.
Passwörter für Dokumente
Nicht nur Personen, auch Dokumente und Daten müssen schnell und einfach zugänglich sein, wenn der Betriebsleiter ausfällt. In den Notfallordner gehören daher auch z. B. Passwörter für den Betriebsrechner und Software-Programme, etwa den PIN für die HIT-Datenbank.
Machen Sie zudem eine Liste, die Ablageorte wichtiger Dokumente (z. B. Pachtverträge) auf dem Rechner oder in welchem Ordner im Regal beinhaltet.
Arbeitsschritte dokumentieren
Damit der Betriebsalltag gesichert ist, muss die Betriebsleitung weiterlaufen können. Dafür ist es wichtig, Fristen für Rechnungen und Bestellungen zu kennen. Im Optimalfall sind diese im digitalen oder analogen Kalender eingetragen.
Übernimmt der ausfallende Betriebsleiter zudem Aufgaben im Stall, müssen die Arbeitsschritte für die jeweiligen Aufgaben am besten so dokumentiert sein, dass schnell und komplikationslos eine andere Person übernehmen kann. Hilfreich dafür ist, Arbeitsabläufe zu skizzieren, z. B. über Checklisten. Dafür kann man die einzelnen Bereiche im Betrieb einmal durchgehen:
- Melken: Wann und wie oft wird gemolken? Wie werden Melktechnik und Melkstand vorbereitet? Wie ist der Kuhverkehr zum Melken und zurück in den Stall geregelt? Wie werden Kühe nachgetrieben?
- Herdenmanagement: Wie ist das Trockenstellen geregelt? Wie erfolgt die Brunsterkennung? Wie oft kommt der Tierarzt für Trächtigkeitsuntersuchungen? Wie oft und wie erfolgt das Abschieben der Spalten und das Einstreuen der Liegeboxen?
- Abkalbung: Wie erfolgt das Umtreiben der trockengestellten und zur Abkalbung anstehenden Kühe? Wann und wie wird Geburtshilfe geleistet? Wie läuft die Erstversorgung des Kalbs und Nachversorgung der Kuh ab? Wie werden Frischabkalber kontrolliert und dokumentiert?
- Kälberaufzucht: Wann werden Kälber ins Iglu umgestallt und die Ohrmarken eingezogen? Wann erfolgt die Umstallung in die Gruppe? Wie sieht das Tränkeprotokoll für die Kälber aus und wie wird zugefüttert? Wie läuft das Enthornen und der Verkauf von männlichen Kälbern ab?
Auch für die Bereiche Fütterung, Elektrik, Wasserversorgung, Gülletechnik und Entmistung empfiehlt es sich, die wichtigsten Arbeitsschritte zu notieren. Für eine einfache Orientierung sollten Sie zudem einen Gelände- und Stallplan hinzufügen. Diese können z. B. mit dem Verlauf der wichtigsten Strom- und Wasserleitungen und der Anordnung von Hauptschaltern, Sperrhähnen und Zählerkästen ergänzt werden.
Tipps für den Ordner: Stellen Sie den Ordner gut markiert („Notfall“) und gut sichtbar in das Stallbüro. Aktualisieren Sie den Ordner einmal jährlich (z. B. immer zu einem festen Termin).
Interview: Was für Betriebshelfer wichtig ist
Wenn der Betriebsleiter ausfällt, kommen Betriebshelfer zum Einsatz. Was wichtig wird, damit sie sich schnell im Tagesablauf zurechtfinden, haben wir Betriebshelferin Svenja Otten (Maschinenring Wesermünde-Osterholz e. V.) gefragt.
In welchen Situationen erfolgt Ihr Einsatz?
Svenja Otten: Ich vertrete Betriebsleiter während Urlaub und Krankschreibungen, also bei Krankheit, nach Unfällen oder Operationen.
Welche Aufgaben sind dabei am schwierigsten?
Svenja Otten: Ich übernehme alle anfallenden Hofarbeiten, also Melken, Füttern etc. Schwer fällt mir manchmal, in den neuen Ablauf hineinzukommen. Wir Betriebshelfer sind auf vielen Betrieben unterwegs. Die ersten drei, vier Tage sind besonders schwierig, da fühlt man sich oft wie ein Praktikant. Es braucht aber immer diese Tage, um den Betriebsablauf kennenzulernen. Schwierig finde ich es oft auch als weibliche Arbeitskraft. Häufig habe ich es schon erlebt, dass man mir als Frau nichts zutraut. Ich komme zwar nicht vom Hof, aber ich habe die gleiche Ausbildung gemacht wie alle anderen Landwirte. Man lernt ja auch auf den Betrieben und nimmt überall etwas mit.
Was hilft am meisten, sich auf einem neuen Betrieb zurechtzufinden?
Svenja Otten: Es hilft immer, wenn sich der Betrieb etwas Zeit für den Betriebshelfer nimmt. Wir kommen nun mal auf viele Betriebe und müssen uns oft umstellen, z. B. bei Routinearbeiten, die wir schon oft auf anderen Betrieben gemacht haben. Im Prinzip ist es oft das Gleiche, aber jeder Betrieb hat eigene Arbeitsweisen!
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