Wer neu ist, hat viele Fragen: Wie sind die Abläufe? Wer kann mir weiterhelfen? Gehört das zu meiner Aufgabe oder macht das der Kollege? Leicht werden neue Mitarbeiter mit Informationen „überfrachtet“ – kein Wunder, schließlich kostet es Zeit, Aufgaben immer wieder zu erklären. Doch wer sich für die Einarbeitung einen sinnvollen Ablauf überlegt und einen Einarbeitungsplan erstellt, kann letztlich Zeit und Aufwand sparen. So geht‘s:
Probearbeiten auswerten...
Wer neu ist, hat viele Fragen: Wie sind die Abläufe? Wer kann mir weiterhelfen? Gehört das zu meiner Aufgabe oder macht das der Kollege? Leicht werden neue Mitarbeiter mit Informationen „überfrachtet“ – kein Wunder, schließlich kostet es Zeit, Aufgaben immer wieder zu erklären. Doch wer sich für die Einarbeitung einen sinnvollen Ablauf überlegt und einen Einarbeitungsplan erstellt, kann letztlich Zeit und Aufwand sparen. So geht‘s:
Probearbeiten auswerten – Aufgaben anpassen
Meist endet der Bewerbungsprozess mit einem Probearbeiten. Neben den Informationen aus den Bewerbungsunterlagen gibt es dann auch schon einen ersten Eindruck von den praktischen Fähigkeiten des künftigen Mitarbeiters. Die Entscheidung ist gefallen – nun kann die Stelle noch leicht angepasst und an dem konkreten neuen Teammitglied ausgerichtet werden. Ein Einarbeitungsplan entsteht wie folgt:
- Aufgaben des neuen Mitarbeiters aufschreiben,
- in einen Tages- und Wochenplan eingliedern (Wann wird was erledigt?),
- daraus folgend Kernarbeitsbereiche sowie Hauptaufgaben auflisten,
- Ansprechpartner für die jeweiligen Arbeitsbereiche festlegen (und darüber informieren sowie
- einen Zeitraum bestimmen, in dem der neue Mitarbeiter die Arbeitsbereiche nacheinander durchläuft und die dazu gehörigen Aufgaben erlernt.
Trotz Plan flexibel bleiben
Ein solcher Plan darf einfach sein und sollte auch nicht dazu dienen, starr bestimmte Zeitabschnitte für das Erlernen einer Tätigkeit festzulegen. Denn der Zeitraum, den jemand benötigt, um eine Tätigkeit sicher auszuführen, sagt nichts über die künftige Qualität der Arbeit aus! Stattdessen bietet ein solcher Einarbeitungsplan sowohl dem Betrieb als auch dem Mitarbeiter eine Struktur und beugt Missverständnissen vor.
Tipp: Geben Sie dem neuen Mitarbeiter einen festen Ansprechpartner an die Hand, an den er oder sie sich wenden kann! Dieser „Mentor“ überwacht zwar die Einarbeitung und dient als Ansprechpartner bei Problemen, das tatsächliche Erklären der einzelnen Aufgaben führt aber die Person durch, die den jeweiligen Fachbereich am besten beherrscht.
Beispiel: Einen Melker einarbeiten
Ein Melker lernt zuerst die Melkstandvorbereitung, die Melkroutine, das Erkennen von Euterentzündungen und die Standardarbeiten nach dem Melken kennen. Eine entsprechende Checkliste bietet Orientierung für die einarbeitende Person. Außerdem kann der leitende Mitarbeiter nach 7 bis 10 Tagen den Lernerfolg anhand der Checkliste überprüfen und gegebenenfalls nachschulen. Erst wenn der neue Melker diese Aufgaben verinnerlicht hat, folgt der nächste Einarbeitungsschritt; z. B. Kühe holen. Mit einem solchen schrittweisen Vorgehen kann der neue Mitarbeiter nacheinander alle Tätigkeiten kennen lernen und den Lernerfolg überprüfen, ohne dass der Mitarbeiter überfordert ist.
Der erste Arbeitstag: Materialien bereitstellen
Alle Materialien oder Kleidungsstücke, die ein neuer Mitarbeiter benötigt (Stiefel, Handschuhe, ggfs. Melkerschürze, Ärmelschoner, Stethoskop, Arbeitskleidung …), sollten am ersten Arbeitstag in der richtigen Größe und ordentlich beschriftet vorliegen. Außerdem sollte das übrige Team über den Neuzugang und dessen Arbeitsbeginn informiert sein, damit auch genügend Zeit und Ruhe für eine kurze Vorstellungsrunde und ein Kennenlernen bleibt.
Je größer die Verantwortung, desto länger die Einarbeitung
Sowohl Einstellungs- als auch Einarbeitungsprozess dauern umso länger, je mehr Verantwortung eine Person im Betrieb tragen soll. Ein Mitarbeiter im Herdenmanagement kann durchaus eine Woche probearbeiten. So lassen sich nicht nur die fachlichen Fähigkeiten abklopfen, sondern auch, ob der Bewerber gut ins Team passt und wie der- oder diejenige mit anderen Menschen umgeht. Fachliche oder praktische Lücken sind vollkommen akzeptabel und können während der Einarbeitungsphase durch eine zusätzliche Fortbildung oder mehr Übungszeit geschlossen werden. Deutlich problematischer wird es, wenn eine neue Person überheblich, egoistisch oder unpassend auftritt und so nicht nur einen Arbeitsbereich, sondern das komplette Team in Unruhe versetzt.
Tipp: Nach der Probearbeit sollte stets ein Feedbackgespräch erfolgen. Künftige Herdenmanager oder Herdsmen/-women können durchaus aktiv ihren Einarbeitungsplan mitgestalten und eigene Ideen entwickeln, wie mögliche Lücken schnell geschlossen werden können!
Beispiel: Einen Herdsman einarbeiten
Für einen Herdsman für die Fachbereiche Fruchtbarkeit und Klauenpflege kann die Einarbeitung durchaus, je nach Vorerfahrung, vier bis fünf Abschnitte enthalten:
1. Ablauf und Struktur im täglichen Fruchtbarkeitsmanagement: tägliche Arbeitsroutinen, Brunstbeobachtung, Tailpaint, ggf. Hormonprogramme, Dokumentation – erst theoretisch, dann in der Praxis!
2. Besamung (Ermittlung des optimalen Besamungszeitpunktes, Bullenauswahl, Arbeitsabläufe rund um das Spermahandling) sowie Besamung praktisch (überprüfen!)
3. wöchentliche Routinen rund um die Klauengesundheit (Durchführung und Konzentration von Klauenbädern, Erkennen und Dokumentieren von lahmen Tieren, Vorbereitung von Verbandswechseln)
4. Funktionelle Klauenpflege (in Grundzügen auch dann, wenn externe Klauenpflege diese üblicherweise erledigen!): Vorbereitung des Klauenstandes, ruhiges Zutreiben der Kühe, der richtige Umgang mit dem Klauenstand und den Werkzeugen, Nachbereitung).
5. Schneiden und Versorgen von lahmen Kühen inkl. Klotz kleben und den richtigen Verband, ggfs. durch den Tierarzt.
Die verschiedenen Module sollten auch nach dem Abschluss und der Abnahme regelmäßig nachkontrolliert und nachgeschult werden. Zuerst wöchentlich, später alle zwei Wochen, monatlich oder quartalsweise.
Wichtig: Der/die Neue muss einen Abschnitt sicher beherrschen, bevor der nächste folgt. Allein die Einarbeitung in Sachen Fruchtbarkeit kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen! Dann ist jedoch i.d.R. sichergestellt, dass die Arbeit qualitativ gut erledigt werden kann.
Ein Beispiel aus der Praxis:
Der Agrarbetrieb Groß Grenz hat Zeit und Geld investiert, um die neue Herdenmanagerin systematisch einzuarbeiten. Mit Erfolg!
Keine Angst vor externer Hilfe
Gerade in der Anfangszeit eines Herdenmanagers oder Herdsman kann es helfen, übergangsweise einen externen Dienstleister, z.B. für die Besamung oder die Klauenpflege, hinzuzuiehen. Das reduziert den Druck und verhindert, dass wichtige Bereiche in eine Abwärtstendenz geraten. So bleibt mehr Zeit, um Fachwissen und Fähigkeiten auf Vordermann zu bringen und den oder die Neue letztlich dauerhaft zu halten und zu motivieren. Zusätzlicher Pluspunkt: Externe Referenten und ihr Wissen werden meist nicht als Kontrolle, sondern als Wertschätzung wahrgenommen.