SOP: So mach jeder was er soll – und das richtig!

Für Wachstumsbetriebe geht es nicht nur um das richtige Management der Herde, sondern auch um das Personalmanagement, denn schließlich hat der Betriebsleiter mit zunehmender Betriebsgröße immer weniger Zeit noch „selbst „Hand anzulegen“. Mithilfe von Standardarbeitsanweisungen (SOP) werden häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe beschrieben und den ausführenden Personen erklärend an die Hand gegeben.

Aber da in Gesprächen Sender und Empfänger oft nicht das gleiche meinen bzw. verstehen und schnell Missverständnisse entstehen können, sind sogenannte Standardarbeitsanweisungen entwickelt worden, um genau diesem Problem in den Milchviehbetrieben vorzubeugen.
Die beste Standardarbeitsanweisung (Standard Operating Procedure, auch SOP genannt), nützt nichts, wenn nicht klar geregelt ist, wer für die Ausführung der Arbeit zuständig ist. Die Verantwortungs- und Zuständigkeitsbereiche sollten zunächst klar geregelt sein. Dies kann man durch eine Tabelle oder ein Organigramm veranschaulichen. Jeder Mitarbeiter muss seine Rolle im Unternehmen kennen.

Das Anfertigen von SOP’s kostet Zeit

Entscheidend dafür, dass die Tierkontrollen und Arbeiten an den Tieren so umgesetzt werden, wie es der Betriebsleiter selbst praktizieren würde, sind sorgfältig erstellte Standardarbeitsanweisungen. Damit das Ergebnis praxisnah ist und zur Steigerung der Arbeitseffizienz eingesetzt werden kann, kann man sich bei der Erstellung an einen Leitfaden halten:
  1. Ziele der festlegen: Welche Ziele sollten mit SOP erreicht werden? Z.B. höhere Milchleistung; Richtwerte festlegen
  2. Arbeitsprozess in Teilschritten dokumentieren und beschreiben. Damit man keinen Schritt übersieht, macht man dies vorzugsweise beim Beobachten des Prozesses. Es bietet sich immer an Fotos, gerade von technischen Details zu machen. Das spart Text und erleichtert die Verständlichkeit.
  3. SOP-Entwurf zur Beurteilung an die Mitarbeiter geben
  4. SOP-Entwurf zur Beurteilung an Berater/Externe geben
  5. SOP im Praxiseinsatz testen und gegebenenfalls anpassen (Dritte, Unbeteiligte, Fachfremde einbeziehen).
  6. SOP am Ort des Arbeitsprozesses aushängen und zentral ablegen (immer aktuell halten)
  7. Mitarbeiter in die jeweiligen Prozesse einweisen: Einarbeitung und Erklärung für das „warum“.

  1. Ziele der festlegen: Welche Ziele sollten mit SOP erreicht werden? Z.B. höhere Milchleistung; Richtwerte festlegen
  2. Arbeitsprozess in Teilschritten dokumentieren und beschreiben. Damit man keinen Schritt übersieht, macht man dies vorzugsweise beim Beobachten des Prozesses. Es bietet sich immer an Fotos, gerade von technischen Details zu machen. Das spart Text und erleichtert die Verständlichkeit.
  3. SOP-Entwurf zur Beurteilung an die Mitarbeiter geben
  4. SOP-Entwurf zur Beurteilung an Berater/Externe geben
  5. SOP im Praxiseinsatz testen und gegebenenfalls anpassen (Dritte, Unbeteiligte, Fachfremde einbeziehen).
  6. SOP am Ort des Arbeitsprozesses aushängen und zentral ablegen (immer aktuell halten)
  7. Mitarbeiter in die jeweiligen Prozesse einweisen: Einarbeitung und Erklärung für das „warum“.

Vorteile der SOP’s

Die konsequente Umsetzung von SOP’s führt zu standardisierten Prozessen und somit zu einer gleichbleibenden Qualität. An ihnen kann sich der Mitarbeiter zum einen selbst kontrollieren. Zum anderen können sich Betriebsleiter und Mitarbeiter bei vorgefallenen Fehlern auf diese Standardarbeitsanweisung berufen. Sind alle Arbeitsprozesse schriftlich festgehalten und haben den „Praxistest“ auf Ihrem Betrieb bestanden, so ist es für Sie als Betriebsleiter unproblematischer in den Urlaub zu fahren. Denn die Gefahr, dass die Mitarbeiter in der „Last Minute“ vor dem Urlaub etwas falsch verstanden haben, kann ausgeschlossen werden.
Quelle: Dr. Jürgen Rothert, Friederike Kaths, DLG-Mitteilungen