Für den Notfall gewappnet

Mal ehrlich: Was passiert auf Ihrem Betrieb, wenn Sie mal ausfallen sollten? Oft sind die wichtigsten Arbeitsabläufe den Familienmitgliedern bekannt. Doch wer kennt sich in Ihrer Büroablage aus? Gibt es jemanden, der den Betrieb managen kann, wenn Sie z. B. für längere Zeit ins Krankenhaus müssten?

Damit auch im Notfall der Betrieb reibungslos und in Ihrem Sinne versorgt werden kann, bietet es sich an, einen Notfallordner zu erstellen. Hier können wichtige Ansprechpartner, Adressen und Arbeitsabläufe festgehalten werden. Welche Informationen in ein solches Handbuch gehören, haben wir für Sie zusammengefasst.

Für Familie und Betrieb

Ein Notfallhandbuch sollte man in einem Ordner (schriftlich oder digital) anlegen, damit Informationen jederzeit ausgetauscht werden können. Denn Änderungen im Betriebsablauf müssen zeitnah angepasst werden. In einem Notfallordner müssen nicht alle wichtigen Dokumente zusammengetragen werden. Der Ordner dient lediglich dazu, Familienangehörigen und Mitarbeitern im Notfall wichtige Informationen bzw. Unterlagen an die Hand zu geben. Deshalb ist es von vornherein wichtig, Vertrauenspersonen über das Handbuch zu informieren. Es ist sinnvoll, das Handbuch klar thematisch zu unterteilen (Inhaltsverzeichnis). Zusätzlich kann auch ein Stichwortregister angelegt werden, damit sich Außenstehende leichter im Ordner zurechtfinden.

Vermerken Sie nach dem Inhaltsverzeichnis und Stichwortregister die ersten Schritte, die die Angehörigen/Mitarbeiter im Notfall sofort einleiten sollen. Dazu gehören:

• Einen Ansprechpartner informieren, dessen Daten sollten auch auf einem Zettel im eigenen Portemonnaie hinterlegt werden;
• Betriebshilfsdienst benachrichtigen;
• Landwirtschaftliche Sozialversicherung informieren

Im nächsten Handbuchabschnitt sollte man die Kontaktdaten aller wichtigen Ansprechpartner rund um den Betrieb notieren:

• Aktuelle Berater wie z. B. (Bank-, Steuer- und Versicherungsberater sowie Fütterungsberater oder Beratungsring);
• Tierarzt, Klauenpfleger sowie Besamungstechniker;
• Lohnunternehmer, Elektriker, Landmaschinen-Werkstatt und Servicetechniker für Melktechnik;
• Lieferanten und Abnehmer;

Im nachfolgenden Abschnitt sollten Sie eine Auflistung mit allen wichtigen Dokumenten (z. B. Testament, Versicherungspolicen, Verträge, Vollmachten, Familien-Stammbuch, etc.) zusammentragen und deren Ablageort notieren. Hier lässt sich auch eintragen, in welchen Ordnern/Tresor Kennwörter und PIN-Nummern (Konten, HIT-Datenbank, etc.) abgelegt sind bzw. welche Personen diese sensiblen Daten kennen.

Arbeitsabläufe sichern

Abschließend sollten Sie alle relevanten Abläufe im Betrieb niederschreiben. So sollten Sie Arbeitsroutinen (SOP) für Betriebshelfer, Mitarbeiter und Angehörige zusammentragen. Hier sollten Sie alle Tages-, Wochen- und Arbeitsabläufe genau dokumentieren. Sinnvoll ist es, diese Anleitungen zu laminieren und an den entsprechenden Orten (z. B. im Melkstand) aufzuhängen. Zu den Arbeitsabläufen, die in jedem Fall dokumentiert werden sollten, gehören z. B. Melken, Füttern, Vorgehensweise bei der Kalbung, Erstversorgung des Kalbes und der Kuh, Enthornen und Klauenpflege. Vermerken Sie in diesem Kapitel, wo die Managementdaten wie Rationsberechnung, Besamungsdaten oder Kalbedaten abgelegt werden. Zudem ist es sinnvoll, Anpaarungslisten – wenn vorhanden – zu hinterlegen. Auch Anweisungen, wie Tiere zu behandeln sind (akut kranke Tiere, Trockenstellereinsatz, Hormonprogramme, Impfschemata, etc.) und wo die Abgabebelege zu finden sind, sollten Sie dort festhalten. Ebenso lassen sich hier Kurzanleitungen für Maschinen/Technik hinzufügen sowie relevante Fristen hinterlegen.

Vollmachten erteilen

Zur vorausschauenden Notfallplanung gehört aber nicht nur die Erstellung eines Handbuchs. Hierzu zählt auch die finanzielle und rechtliche Absicherung der Familie. Dazu gehören u.a. eine Berufsunfähigkeitsversicherung, das Ausstellen von Konten- und Vorsorgevollmachten und die Erstellung einer Patientenverfügung. Weitere Informationen, Beratung und Notfallhandbücher finden Sie u.a. bei der LWK NRW (Netzwerk-Agrarbüro), der sozioökonomischen Beratung der LWK Niedersachsen, der GQS BW (Notfallcheck) der LEL Baden-Württemberg und der LfL in Bayern. -