Je mehr Angestellte auf einem Betrieb mitarbeiten, desto komplexer wird die Arbeitsplanung. Doch wer die Rahmenbedingungen kennt, kann auf den Betrieb zugeschnittene Lösungen erarbeiten.
Milchkuhbetriebe greifen zunehmend auf Mitarbeiter zurück, um die Arbeit zu erledigen oder sich selbst Freiräume zu verschaffen. Bereits ab dem ersten Angestellten müssen sich Arbeitgeber Gedanken machen, wie die Anwesenheit (Arbeitszeit, Lohnziel,…), aber auch die Abwesenheit (Urlaub,...
Je mehr Angestellte auf einem Betrieb mitarbeiten, desto komplexer wird die Arbeitsplanung. Doch wer die Rahmenbedingungen kennt, kann auf den Betrieb zugeschnittene Lösungen erarbeiten.
Milchkuhbetriebe greifen zunehmend auf Mitarbeiter zurück, um die Arbeit zu erledigen oder sich selbst Freiräume zu verschaffen. Bereits ab dem ersten Angestellten müssen sich Arbeitgeber Gedanken machen, wie die Anwesenheit (Arbeitszeit, Lohnziel,…), aber auch die Abwesenheit (Urlaub, Überstundenausgleich, Krankheit) der Mitarbeiter organisiert werden kann. Dies wird umso wichtiger, je stärker das Team wächst.
Erster Schritt: Aufgaben organisieren
Um die Mitarbeiter passend einteilen zu können, sollten Sie sich über die Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche auf Ihrem Betrieb im Klaren sein:
- Welche Arbeiten stehen wann an? XXXX__6
- Welche Arbeiten stehen wann an? XXXX__6
- Welche Mitarbeiter sind dazu nötig? Wie lange brauchen sie für die einzelnen Aufgaben? XXXX__7
- Welche Mitarbeiter sind dazu nötig? Wie lange brauchen sie für die einzelnen Aufgaben? XXXX__7
- Wie viele Stunden stehen für jeden Mitarbeiter pro Woche und Monat zur Verfügung? XXXX__8
- Wie viele Stunden stehen für jeden Mitarbeiter pro Woche und Monat zur Verfügung? XXXX__8
Gesetzliche Bestimmungen beachten
Anschließend lässt sich einteilen, welche Aufgaben an welchem Tag (Wochenarbeitsplan) und durch welche Person („Arbeitsplatzbeschreibung“) sinnvoll zu erledigen sind (Tipps: DLG-Merkblatt 384). Das gilt kurzfristig für die aktuell anfallende Arbeit, aber auch langfristig in Bezug auf die Betriebsentwicklung.
Daneben gibt es gesetzliche Bestimmungen bei der Planung zu beachten:
- Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dürfen Mitarbeiter an sechs Tagen pro Woche je acht Stunden arbeiten (§3 und 4). Eine Arbeitszeit von 10 Stunden ist nur möglich, wenn im Schnitt von sechs Monaten nur acht Stunden erreicht werden. Nach spätestens sechs Stunden müssen 30 Minuten Pause eingeplant werden (45 Minuten bei mehr als neun Stunden). Ab einer Arbeitszeit von acht Stunden nimmt die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich zu.
- Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens 11 Stunden arbeitsfreie Zeit liegen. Kommt ein Angestellter zweimal täglich zum Hof, z.B. morgens und abends zum Melken, ist das zulässig, sofern im Arbeitsvertrag nichts Gegenteiliges vereinbart wurde und die maximale Wochenarbeitszeit eingehalten wird.
- An Sonn- und Feiertagen dürfen Angestellte normal arbeiten (Ausnahmeregelungen für die Landwirtschaft, ArbZG §10). Allerdings müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter mindestens 15 freie Sonntage pro Jahr erhalten. Zudem muss die Arbeit an einem Sonntag innerhalb von zwei Wochen, die Arbeit an einem Feiertag innerhalb von acht Wochen mit einem Ersatzruhetag ausgeglichen werden. Dies kann das Ordnungsamt kontrollieren und bei Bedarf auch Bußgelder verhängen.
- Arbeitnehmer haben nach dem Bundesurlaubsgesetz mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr. In dieser Zeit muss jemand anderes die Aufgaben übernehmen.
- Schwangere und stillende Mütter dürfen in der Landwirtschaft keine Nachtschichten zwischen 20.00 und 5.00 Uhr übernehmen, Jugendliche ab 16 Jahren nur zwischen 5.00 und 21.00 Uhr arbeiten.
- Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) dürfen Mitarbeiter an sechs Tagen pro Woche je acht Stunden arbeiten (§3 und 4). Eine Arbeitszeit von 10 Stunden ist nur möglich, wenn im Schnitt von sechs Monaten nur acht Stunden erreicht werden. Nach spätestens sechs Stunden müssen 30 Minuten Pause eingeplant werden (45 Minuten bei mehr als neun Stunden). Ab einer Arbeitszeit von acht Stunden nimmt die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich zu.
- Zwischen zwei Arbeitstagen müssen mindestens 11 Stunden arbeitsfreie Zeit liegen. Kommt ein Angestellter zweimal täglich zum Hof, z.B. morgens und abends zum Melken, ist das zulässig, sofern im Arbeitsvertrag nichts Gegenteiliges vereinbart wurde und die maximale Wochenarbeitszeit eingehalten wird.
- An Sonn- und Feiertagen dürfen Angestellte normal arbeiten (Ausnahmeregelungen für die Landwirtschaft, ArbZG §10). Allerdings müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter mindestens 15 freie Sonntage pro Jahr erhalten. Zudem muss die Arbeit an einem Sonntag innerhalb von zwei Wochen, die Arbeit an einem Feiertag innerhalb von acht Wochen mit einem Ersatzruhetag ausgeglichen werden. Dies kann das Ordnungsamt kontrollieren und bei Bedarf auch Bußgelder verhängen.
- Arbeitnehmer haben nach dem Bundesurlaubsgesetz mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr. In dieser Zeit muss jemand anderes die Aufgaben übernehmen.
- Schwangere und stillende Mütter dürfen in der Landwirtschaft keine Nachtschichten zwischen 20.00 und 5.00 Uhr übernehmen, Jugendliche ab 16 Jahren nur zwischen 5.00 und 21.00 Uhr arbeiten.
Mitarbeiter einbeziehen
Anhand dieser Rahmenbedingungen gilt es nun, die Mitarbeiter den Aufgaben zuzuordnen und einen Arbeitsplan aufzustellen.
- In kleinen Betrieben und ohne strenges Schichtsystem können Arbeitstage verbindlich festgelegt werden oder die Mitarbeiter tragen sich selbst in einen Blanko-Dienstplan ein. Der Chef muss nur dann eingreifen, wenn einzelne Dienste nicht besetzt sind oder jemand krank wird. Die Planung kann gut im Rahmen eines wöchentlichen Teamtreffens erfolgen. Mitarbeiter, die gern selbstständig arbeiten, schätzen das Mitspracherecht. Dass die Arbeitseinsätze gleichmäßig verteilt und auch unbeliebte Dienste wie Feiertage abgedeckt sind, stellt jedoch eine Herausforderung dar.
- Herdenmanager oder Betriebsleiter teilen die Schichten ein. Dann müssen sie die Wünsche der Mitarbeiter (Urlaub, wichtige Termine,…) berücksichtigen. Bei einem regelmäßigen rotierenden Schichtsystem können die Mitarbeiter gut im Voraus planen. Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass die Arbeitszeiten die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter nicht beeinträchtigen.
- In kleinen Betrieben und ohne strenges Schichtsystem können Arbeitstage verbindlich festgelegt werden oder die Mitarbeiter tragen sich selbst in einen Blanko-Dienstplan ein. Der Chef muss nur dann eingreifen, wenn einzelne Dienste nicht besetzt sind oder jemand krank wird. Die Planung kann gut im Rahmen eines wöchentlichen Teamtreffens erfolgen. Mitarbeiter, die gern selbstständig arbeiten, schätzen das Mitspracherecht. Dass die Arbeitseinsätze gleichmäßig verteilt und auch unbeliebte Dienste wie Feiertage abgedeckt sind, stellt jedoch eine Herausforderung dar.
- Herdenmanager oder Betriebsleiter teilen die Schichten ein. Dann müssen sie die Wünsche der Mitarbeiter (Urlaub, wichtige Termine,…) berücksichtigen. Bei einem regelmäßigen rotierenden Schichtsystem können die Mitarbeiter gut im Voraus planen. Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass die Arbeitszeiten die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter nicht beeinträchtigen.
Keine Pauschallösung
Es ist nicht möglich, pauschal ein bestimmtes Schichtmodell zu empfehlen, da die Bedingungen sich auf jedem Betrieb unterscheiden. Je größer die Herde, desto eher sind die Arbeiten so spezialisiert, dass z.B. ein Mal Melken eine komplette Schicht ausfüllt. Kleinere Betriebe müssen die Arbeitsschicht eines Mitarbeiters mit weiteren Aufgaben ausfüllen oder die Schicht teilen. Auch, ob zwei oder drei Mal gemolken wird, verändert den Tagesablauf grundlegend.
Arbeiten Sie mit Nachtschichten, müssen Sie bei der Schichtplanung arbeitswissenschaftliche Erkennisse beachten (Übersichten 1 und 2). Kurz-vorwärts-rotierende Schichtsysteme kommen dem sozialen Leben und dem Körper am ehesten entgegen. Wer kann, sollte den Mitarbeitern eine Wahl zwischen verschiedenen Schichtmodellen ermöglichen (z.B. Teilzeit, Freischichtkonten, Tagschichtphasen).
Nicht alle Anforderungen lassen sich gleichzeitig erfüllen, die Bedürfnisse der Mitarbeiter und des Betriebs müssen abgewogen werden. Eine Checkliste und weitere Infos zu Schichtarbeit finden Sie auf EliteOnline (
www.elite-magazin.de) unter ElitePLUS.
Auf Papier oder digital?
Schichtpläne können auf Papier oder einer Tafel, in Tabellenverarbeitungsprogrammen wie Excel oder mit Software erstellt werden. Vorteil einer digitalen Lösung: Auswertungen lassen sich automatisieren und z.B. das Überstundenkonto gut im Blick behalten.
Bei Excel sind gute Kenntnisse erforderlich. Software zur Arbeitsplanung gibt es für den eigenen Computer oder über das Internet (Cloud-basiert). Je nach Ausstattung, behalten die Programme einen Überblick über Arbeitszeit, Ruhe- oder Urlaubszeiten und warnen den Benutzer automatisch, wenn etwas nicht passt. Mitarbeiter können ihre Schichten online oder auf dem Smartphone einsehen und zum Teil sogar Urlaubswünsche oder wichtige private Termine eintragen. Die Preise für solche Programme schwanken je nach Ausstattung zwischen zwei und zehn Euro pro Mitarbeiter und Monat (Abomodelle) oder kosten einmalig einige Hundert Euro. Eine Marktübersicht finden Sie unter ElitePLUS.
Arbeitszeit erfassen
Immer mehr Arbeitnehmer wünschen sich verlässliche, geregelte Arbeitszeiten, auch in der Landwirtschaft. Daher nimmt die Bedeutung einer Zeiterfassung zu. Zudem müssen Sie als Arbeitgeber die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter innerhalb von sieben Tagen nachhalten (Mindestlohngesetz). Folgende Angaben sind Pflicht: Name und Vorname des Mitarbeiters, Beginn und Ende der Arbeitszeit für jeden Arbeitstag, Dauer der täglichen Arbeitszeit ohne Pausenzeit. Dazu gibt es folgende Möglichkeiten:
- Stundenzettel: Der Mitarbeiter notiert handschriftlich seine Arbeitszeiten in eine vorgegebene Tabelle.
- Digitaler Stundenzettel, z.B. mit Excel
- Stempeluhr: Eine mechanische Stempeluhr ist mit einem Uhrwerk gekoppelt und stempelt die Arbeitszeit auf eine Karte (Kosten: ab 300 Euro netto). Moderne Geräte rechnen auch die Monatsarbeitszeit aus.
- Digitale Zeiterfassungssysteme: Die Zeiterfassung erfolgt an einer festen Station mit einem Chip oder einer Plastikkarte. Alle Daten liegen auf dem PC bzw. auf dem Server des Betriebes und können über eine Software ausgegeben werden. Kosten: ab 800 Euro netto (Hard- und Software, ohne IT-Dienstleister).
- Stundenzettel: Der Mitarbeiter notiert handschriftlich seine Arbeitszeiten in eine vorgegebene Tabelle.
- Digitaler Stundenzettel, z.B. mit Excel
- Stempeluhr: Eine mechanische Stempeluhr ist mit einem Uhrwerk gekoppelt und stempelt die Arbeitszeit auf eine Karte (Kosten: ab 300 Euro netto). Moderne Geräte rechnen auch die Monatsarbeitszeit aus.
- Digitale Zeiterfassungssysteme: Die Zeiterfassung erfolgt an einer festen Station mit einem Chip oder einer Plastikkarte. Alle Daten liegen auf dem PC bzw. auf dem Server des Betriebes und können über eine Software ausgegeben werden. Kosten: ab 800 Euro netto (Hard- und Software, ohne IT-Dienstleister).
Das Netzwerk Agrarbüro der Landwirtschaftskamer NRW stellt dazu umfangreiche Informationen und Hilfen bereit. Zu beachten ist der Datenschutz: Der Arbeitgeber muss verhindern, dass personenbezogene Daten in die Hände Dritter gelangen, z.B. durch professionelle Datenabsicherung (Fachmann zu Rate ziehen). Arbeitnehmer müssen zustimmen, wenn personenbezogene Daten erhoben werden.
Gutes Arbeitsklima puffert Notfälle ab
Die beste Planung hilft nicht, wenn ein Notfall eintritt oder jemand krank wird. Grundsätzlich besteht keine Pflicht für Arbeitnehmer, einzuspringen und z.B. eine weitere Melkzeit zu übernehmen. Hilfreich ist es daher, für ein gutes Arbeitsklima zu sorgen und auf den „guten Willen“ des Mitarbeiters zu setzen:
- Schriftlich im Arbeitsvertrag festlegen, dass Überstunden erfasst werden
- Jahresarbeitszeitkonto führen: Überstunden in Freizeit oder monetär ausbezahlen
- Verlässlichkeit und Berechenbarkeit vorleben
- Schriftlich im Arbeitsvertrag festlegen, dass Überstunden erfasst werden
- Jahresarbeitszeitkonto führen: Überstunden in Freizeit oder monetär ausbezahlen
- Verlässlichkeit und Berechenbarkeit vorleben
Dazu gehört auch, dass die Mitarbeiter ihren Arbeitsplan möglichst früh erhalten, spätestens im letzten Drittel des vorhergehenden Monats; und dieser dann verlässlich gilt.
C. Stöcker
