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Büroarbeit geht leichter von der Hand, wenn alte Akten und Ordner im Archiv verschwinden, statt Stauraum im Büro einzufordern. Tipps zur Archivierung und wann ein IT-Dienstleister dabei helfen kann!

Der Stauraum für alte Akten, die nur zu Dokumentationszwecken aufbewahrt werden, ist begrenzt. Nicht jeder Betrieb hat den Platz für ein Archiv, in dem alten Akten wie im Büro in Regalen aufbewahrt werden. Oftmals landen die Ordner dann in alten Schränken und nehmen viel Platz ein. Eine Alternative können Archivboxen sein. Deren Zweck ist es, alte Akten platzsparend und vor Staub geschützt für eine längere Zeit – in der Regel 10 bis 15 Jahre – zu lagern.

Im Handel gibt es viele unterschiedliche Varianten, zum Beispiel aus Pappe:

  • Box mit Deckel für vier breite oder sieben schmale Ordner (Link) oder Archivtransport-Schachtel mit eingestanzten Tragegriffen (Link)
  • Archiv-Container - wie eine kleine Truhe mit Tragegriffen (Link)
  • Box zum Stapeln für 8 Ordner, so dass der Ordner-Rücken zu sehen ist (Archiv-Ordner-Depot von Leitz, Link)
  • Altablage-Umkarton: Karton kann nach vorne geöffnet werden, so dass die Aktenrücken zu sehen sind; ohne Grifflöcher (Link)
  • Boxen, in die nur der Ordner-Inhalt gelegt wird, der zuvor mit einer speziellen Vorrichtung zusammengehalten wird
  • Systemcontainer von ELBA mit Deckel und Griffen oder...

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Der Stauraum für alte Akten, die nur zu Dokumentationszwecken aufbewahrt werden, ist begrenzt. Nicht jeder Betrieb hat den Platz für ein Archiv, in dem alten Akten wie im Büro in Regalen aufbewahrt werden. Oftmals landen die Ordner dann in alten Schränken und nehmen viel Platz ein. Eine Alternative können Archivboxen sein. Deren Zweck ist es, alte Akten platzsparend und vor Staub geschützt für eine längere Zeit – in der Regel 10 bis 15 Jahre – zu lagern. Im Handel gibt es viele unterschiedliche Varianten, zum Beispiel aus Pappe: Box mit Deckel für vier breite oder sieben schmale Ordner (Link) oder Archivtransport-Schachtel mit eingestanzten Tragegriffen (Link) Archiv-Container - wie eine kleine Truhe mit Tragegriffen (Link) Box zum Stapeln für 8 Ordner, so dass der Ordner-Rücken zu sehen ist (Archiv-Ordner-Depot von Leitz, Link) Altablage-Umkarton: Karton kann nach vorne geöffnet werden, so dass die Aktenrücken zu sehen sind; ohne Grifflöcher (Link) Boxen, in die nur der Ordner-Inhalt gelegt wird, der zuvor mit einer speziellen Vorrichtung zusammengehalten wird Systemcontainer von ELBA mit Deckel und Griffen oder mit Frontseite zum Öffnen ohne Griffe (Link) Tipp: Von vorn herein mit dem Vernichtungsdatum beschriften! Den richtigen IT-Dienstleister finden Nicht nur die Archivierung, sondern auch das Thema "papierloses Büro" lässt sich mithilfe von Software erreichen. Um die richtige Software zu finden, dabei aber Bereiche wie Datensicherung, Hofnetzwerk oder Virenschutz nicht außer acht zu lassen, lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister. Doch wie findet man den richtigen Dienstleister? Einige Tipps: In der Regel findet man IT-Dienstlesiter über das Internet oder durch Empfehlungen. Suchen Sie nach "IT-Systemhäusern" oder "IT-Dienstleistung". Das Unternehmen sollte mehrere Mitarbeiter haben, die sich ggf. vertreten und Auskunft geben können. Die Mitarbeiter sollten eine entsprechende Ausbildung, z.B. zum Systemadministrator oder Informatik-Kaufmann vorweisen bzw. einen Bachelor oder Master im Bereich Informatik. Achten Sie zudem auf gute Erreichbarkeit – sowohl im Hinblick auf die Entfernung als auch zeitlich, sowie auf Referenzen, z.B. auf der Website. Tipp: Einfach mal anrufen oder hingehen und nachfragen - eine vertrauensvolle Gesprächsbasis muss möglich sein. Hören Sie sich gezielt um, schildern Sie Ihre Wünsche und schauen Sie, ob ein gutes Gespräch zustande kommt. Die Stundensätze betragen zwischen 50 und 60 Euro, können je nach „Erreichbarkeits-Garantie“ aber auch höher ausfallen. Die Dienstleistung in einem Vertrag bzw. Angebot genau regeln! Häufig sind die Firmen auch Partner von bestimmten Software-Anbietern, so dass Sie gleichzeitig einen Support für die Anwendung haben. Heidrun Gerwin-Wegener