Egal, ob 150 oder 700 Kühe: Unternehmer haben häufig das Gefühl, der Zeit hinterherzurennen. Tipps, wie sich die Arbeit besser strukturieren lässt!
Ein Blick auf die Uhr – verflixt, schon fast Mittag! So viel hatte man eigentlich erledigen wollen, so schön den Vormittag geplant. Doch statt die eigenen Aufgaben nach und nach abzuarbeiten,...
Egal, ob 150 oder 700 Kühe: Unternehmer haben häufig das Gefühl, der Zeit hinterherzurennen. Tipps, wie sich die Arbeit besser strukturieren lässt!
Ein Blick auf die Uhr – verflixt, schon fast Mittag! So viel hatte man eigentlich erledigen wollen, so schön den Vormittag geplant. Doch statt die eigenen Aufgaben nach und nach abzuarbeiten, tritt eine „Katastrophe“ nach der anderen ein. Und natürlich lässt sich die Lösung dieser unvorhergesehenen Probleme nicht delegieren, sondern der Chef bzw. die Chefin muss selbst ran. Prompt muss man nachmittags rennen, um wenigstens noch einen Teil der geplanten Tätigkeiten umzusetzen.
Natürlich geht nicht jeder Tag derart schief. Wie aber schafft man es, den eigenen Plänen weniger hinterherzurennen? Dazu gehören drei Aspekte:
- Probleme klar definieren und einen Plan zur Lösung zur Hand haben (Ziele).
- Probleme klar definieren und einen Plan zur Lösung zur Hand haben (Ziele).
- Mitarbeiter zum Selberdenken anregen.
- Mitarbeiter zum Selberdenken anregen.
Probleme konkret beschreiben
Je diffuser ein Problem ist, desto stärker setzt es unter Druck. Daher hilft es, ein Problem so klar wie möglich zu beschreiben. Welche Kennzahlen sind nicht in Ordnung, welche Ursachen könnte das haben? Aus einem „Chef, die Melkmaschine geht nicht!“ wird dann leicht ein „Die Sicherung ist rausgeflogen“ oder „Der Pulsator an Melkplatz acht ist defekt.“
Je konkreter ein Problem beschrieben wird, desto eher ergibt sich ein Lösungsweg oder der richtige Ansprechpartner. Zudem lässt sich besser einschätzen, welche (finanziellen) Folgen und verschiedene Lösungsmöglichkeiten sich aus der Problemstellung ergeben. Der Gedanke: Wenn ein Problem nicht wichtig genug ist, nicht darüber reden und stattdessen den ursprünglichen Plan verfolgen!
Natürlich – liegt eine Kuh fest oder der Roboter streikt, ist sofortiges Handeln nötig. Doch auch größere Probleme, wie z.B. eine zu hohe Zellzahl, lassen sich auf diesem Wege angehen.
Wandeln Sie das Problem in eine Herausforderung um und definieren es als Ziel:
- Ziel formulieren, aufschreiben (siehe Übersicht 1).
- Ziel formulieren, aufschreiben (siehe Übersicht 1).
- Die Wichtigkeit des Ziels realisieren – Gründe aufschreiben, warum man es unbedingt erreichen sollte!
- Die Wichtigkeit des Ziels realisieren – Gründe aufschreiben, warum man es unbedingt erreichen sollte!
- Ausgangssituation analysieren.
- Ausgangssituation analysieren.
- Hindernisse identifizieren und sie in Aufgaben umwandeln.
- Hindernisse identifizieren und sie in Aufgaben umwandeln.
- Zur Problemlösung benötigtes Wissen aneignen.
- Zur Problemlösung benötigtes Wissen aneignen.
- Plan erstellen und Belohnung festlegen.
- Plan erstellen und Belohnung festlegen.
Fixieren Sie die Ziele schriftlich und hängen Sie sie an einem Ort auf, an dem Sie bzw. Ihre Mitarbeiter sie häufig vor Augen haben (z.B. auf einem Flipchart im Stallbüro). Immer wieder gelesen, prägen sie sich ein.
Selber machen oder abgeben?
Gerade in wachsenden Betrieben fällt es Betriebsleitern oft schwer, Aufgaben abzugeben. Zu sehr steckt das „Selbermachen“ noch in den Knochen. Ein Entscheidungsbaum kann helfen, die Wichtigkeit von „Vorgängen“ wie Anfragen oder E-Mails einzuordnen (Übersicht 2).
Ist etwas wichtig und dringend, sollten Sie es sofort selbst erledigen. Wichtige, aber nicht dringende Tätigkeiten setzen Sie auf Termin und erledigen Sie später. Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben sollten kompetente Mitarbeiter erledigen. Was nicht wichtig und nicht dringend ist, gehört in den Papierkorb bzw. wird schlicht nicht durchgeführt!
Führen Sie sich vor Augen, welche 20% der Tätigkeiten Ihnen 80% des Erfolges bringen und konzentrieren Sie sich darauf. Verplanen Sie nur 60% des Tages fest, damit 20% der Zeit für Unvorhergesehenes und weitere 20% für Spontanes oder strategische Planung zur Verfügung stehen. Das lässt sich nicht immer durchziehen. In der Erntezeit z.B. ist es unwahrscheinlich, Zeit „übrig“ zu haben. Aber an normalen Tagen hilft es, auch Raum für Gedankenexperimente oder Betriebsentwicklung vorzuhalten.
Tipp: Um Routinearbeiten auf versteckte Zeitfresser zu durchleuchten, nehmen Sie einen Berufskollegen einen Tag lang mit!
Zum Selberdenken animieren
Neben technischen Schwierigkeiten können auch Nachfragen von Mitarbeitern Zeit kosten. Ärgerlich vor allem, wenn es um bekannte Routinetätigkeiten geht. Dann sollten Sie Unterbrechungen durch Ihren Mitarbeiter mit folgender Frage begegnen: „Was schlagen Sie vor?“ Das animiert zum Selberdenken, gibt Ihnen Zeit zu reagieren und kann auf drei Arten enden:
- Der Vorschlag ist gut: Bitten Sie Ihren Mitarbeiter, genau dies zu tun. Das motiviert und spart Zeit.
- Der Vorschlag hat Mängel: Ergänzen Sie um die Punkte, die Ihnen wichtig sind.
- Die Antwort ist „Keine Ahnung?!“: „Gut, dann sind wir schon zu zweit. Überlegen Sie, was wir machen könnten und kommen in 15 Minuten wieder.“ So können Sie selbst überlegen und vermeiden unnötiges „Zerreden“ des Problems.
- Der Vorschlag ist gut: Bitten Sie Ihren Mitarbeiter, genau dies zu tun. Das motiviert und spart Zeit.
- Der Vorschlag hat Mängel: Ergänzen Sie um die Punkte, die Ihnen wichtig sind.
- Die Antwort ist „Keine Ahnung?!“: „Gut, dann sind wir schon zu zweit. Überlegen Sie, was wir machen könnten und kommen in 15 Minuten wieder.“ So können Sie selbst überlegen und vermeiden unnötiges „Zerreden“ des Problems.
Voraussetzung dafür ist, dass der Mitarbeiter grundsätzlich in der Lage ist, die Probleme in seinem Aufgabenfeld zu lösen. Das bedingt eine gute Einarbeitung. Dann sollte man dem Mitarbeiter aber auch eine gewisse Problemlösekompetenz zutrauen! Schließlich haben Sie Ihn mit der Überzeugung eingestellt, dass er bestimmte Fähig- und Fertigkeiten aufweist und Ihnen Arbeit abnehmen kann.
Fazit: Entscheiden!
Egal, ob ein konkretes Problem auftritt oder es sich um Standardaufgaben im Büro handelt: Sortieren Sie nach Relevanz. Sie müssen nicht alle Tätigkeiten sofort und selbst ausführen, vieles können Sie auch delegieren oder später auf Termin erledigen. Wichtig ist, dass Sie eine Bewertung der Tätigkeiten vornehmen, sich entscheiden – und dann entsprechend handeln! -cs-
